Toxische Dynamiken im Arbeitsumfeld lassen sich nicht immer auf den ersten Blick erkennen. Gerade als Führungskräfte stehst du oft vor der schwierigen Entscheidung: Ist das Verhalten einer Person im Team noch im Rahmen? Oder ist es der Beginn eines destruktiven Musters, das nicht nur mich als Führungskraft, sondern das gesamte Team gefährdet? Und wann ist der richtige Moment, HR ins Boot zu holen?

In meiner Arbeit mit Führungskräften – sei es in Einzelcoachings, Coaching on the Job oder Executive Beratungen, – erlebe ich immer wieder, wie lange gezögert wird. Zu lange. Aus Angst, zu früh zu reagieren. Oder aus Unsicherheit, ob man übertreibt. Dieser Beitrag soll Orientierung geben. Was muss ich beobachten? Welche Schritte sollte ich vorher selbst unternehmen? Und wann ist der Punkt erreicht, an dem man Verantwortung abgeben – oder sich aktiv Unterstützung holen sollte?

  1. Woran erkenne ich, dass eine toxische Dynamik vorliegt?

Toxisches Verhalten ist nicht einfach nur schwierig oder fordernd. Es wirkt systemisch und emotional destabiliserend. Besonders tückisch ist, dass es oft mit Charme, Professionalität oder Leistung kaschiert wird. Gerade narzisstische oder manipulativ agierende Personen sind im beruflichen Kontext nicht selten auf den ersten Blick sehr kompetent, eloquent und sogar beliebt. Die schädigende Wirkung wird erst nach und nach sichtbar.

Einige konkrete Anzeichen aus dem Arbeitsalltag:

  • Gaslighting: Du wirst nach einem Meeting kritisiert, in dem angeblich etwas gesagt wurde, was du so nie gesagt hast. Oder dir wird ein „aggressiver Ton“ vorgeworfen, obwohl du sachlich und ruhig geblieben bist. Mit der Zeit beginnst du, an deiner eigenen Wahrnehmung zu zweifeln.
  • Subtile Abwertung: Deine Entscheidungen werden systematisch infrage gestellt, oft mit Sätzen wie „Bist du sicher, dass das klug ist?“ oder „Das habe ich anders verstanden“. Die Person beansprucht Definitionsmacht über Realität und Kommunikation.
  • Doppelmoral: Regeln gelten nur dann, wenn sie dem toxischen Akteur nützen. Bei anderen wird kleinlich kontrolliert, während er oder sie sich selbst über Vorgaben hinwegsetzt.
  • Triangulation: Einzelne Personen werden gegeneinander ausgespielt. Vertrauliche Gespräche werden weitergetragen oder manipulativ verwendet, um Misstrauen im Team zu säen.
  • Opfer-Täter-Umkehr: Kritik an der Person wird als persönlicher Angriff umgedeutet. Plötzlich stehst du als die schwierige Person da, obwohl du versuchst hast, Grenzen zu setzen.
  • Chronische Unruhe: Das Team ist ständig in Aufruhr. Es gibt viele „klärende Gespräche“, aber keine echte Klärung. Projekte verzögern sich, weil immer wieder zwischenmenschliche Spannungen im Weg stehen.
  • Verschleierung: Verantwortung wird vermieden, Informationen werden nicht weitergegeben oder bewusst vage gehalten, um Kontrolle zu behalten.
  • Isolierung: Einzelne Kolleg:innen werden systematisch ausgeschlossen, ihre Kompetenzen untergraben oder ihre Leistungen abgewertet.

Diese Verhaltensweisen entfalten ihre Wirkung langsam, aber tiefgreifend. Sie beeinträchtigen nicht nur das Vertrauen im Team, sondern auch die psychische und emotionale Stabilität der Beteiligten.

  1. Was sollte ich als Führungskraft vorher selbst tun?

Bevor HR eingeschaltet wird, braucht es eine reflektierte Eigenpositionierung. Denn zu früh einzugreifen, kann Misstrauen schüren. Zu langes Zuwarten kann größere Schäden verursachen. Was kannst du also tun, bevor du den nächsten Schritt gehst?

  • Klar kommunizieren: Formuliere deine Beobachtungen konkret, nicht allgemein. Statt „Die Stimmung ist schlecht“ lieber: „Mir ist aufgefallen, dass du in den letzten drei Meetings andere unterbrochen und ihnen das Wort entzogen hast.“
  • Feedback zeitnah geben: Lass problematisches Verhalten nicht chronisch werden. Auch unangenehme Beobachtungen sollten nicht über Wochen aufgeschoben werden.
  • Verantwortung zurückgeben: Frag nach: „Wie erklärst du dir die Reaktionen der anderen auf dein Verhalten?“ oder „Was brauchst du, damit Zusammenarbeit möglich wird?“
  • Grenzen setzen: Mach deutlich, was du nicht mehr tolerieren wirst – und was die Konsequenz ist. „Wenn du weiterhin Entscheidungen im Nachgang öffentlich anzweifelst, müssen wir formell darüber sprechen.“
  • Muster dokumentieren: Führe ein sachliches Protokoll wiederkehrender Vorfälle. Das schafft Transparenz und ist später hilfreich für Gespräche mit HR.
  • Einzelgespräche suchen: Manchmal verändert sich die Dynamik im direkten Vieraugengespräch. Nutze diesen Raum, um echte Klärung zu ermöglichen.
  • Allianzen vermeiden: Vermeide es, mit einzelnen Mitarbeitenden „Allianzen“ gegen andere zu bilden. Bleib in der Führung, nicht in der Lagerbildung.
  • Frühzeitig Supervision oder externe Beratung nutzen: Ein Coaching-Gespräch kann helfen, einordnen zu lassen, ob deine Einschätzung stimmig ist oder ob du blinde Flecken hast.

Wenn diese Schritte keine Veränderung bewirken, ist der Zeitpunkt gekommen, professionell weiterzugehen.

  1. Was passiert mit mir selbst? Mentale und emotionale Warnzeichen

Zusammenarbeit mit einer Führungskraft, bei der wir uns gerade einen sogenannten „toxischen Kreislauf“ anschauen

Toxische Dynamiken treffen nicht nur das Team, sondern auch dich als Führungskraft. Oft schleichend. Und oft erst dann spürbar, wenn der eigene mentale Zustand bereits beeinträchtigt ist.

Typische Symptome im Innen:

  • Du wirst zunehmend unsicher in deinen Entscheidungen.
  • Du hinterfragst dich ständig, obwohl du früher souverän warst.
  • Du zweifelst an deiner Wahrnehmung und deinen Reaktionen.
  • Du merkst, dass du emotional abstumpfst oder dich zurückziehst.
  • Du fühlst dich müde, ausgelaugt, gereizt – selbst nach freien Tagen.

Typische Symptome im Außen:

  • Deine Kommunikation wird unklarer, weil du vorsichtiger wirst.
  • Du verschiebst Gespräche oder entscheidest langsamer.
  • Du bekommst Rückmeldung, dass du nicht mehr so nahbar bist.
  • Du bemerkst eine Häufung von Konflikten oder Missverständnissen.
  • Du merkst, dass du dein Team nicht mehr erreichst oder weniger präsent bist.

All das sind Zeichen dafür, dass du bereits in eine destruktive Dynamik hineingezogen wurdest – emotional, kognitiv und manchmal sogar körperlich. Auch das ist ein Grund, HR als Partner zu sehen und sich Unterstützung zu holen, bevor die eigene Führungskraft leidet.

Selbstverständlich kannst du dich in solchen Situationen jederzeit an mich wenden. Im Coaching oder in der Beratung arbeiten wir zunächst im geschützten Rahmen nur mit dir – und mit dem, was dich belastet. Ich begleite dich dabei Schritt für Schritt und gebe dir eine klare Einschätzung, wann es sinnvoll ist, aktiv zu werden. Du bekommst von mir fundierte Empfehlungen, praxisnahe Techniken und konkrete Methoden, die du zunächst selbst anwenden kannst – bevor du zum Beispiel den Weg über HR gehst. Du erhältst von mir stets klare Handlungsanweisungen, die dich stärken und dir Orientierung geben.

  1. Wann ist der richtige Moment, HR einzuschalten?

Viele Führungskräfte schieben diesen Schritt hinaus. Oft aus Sorge, dass es wie eine Niederlage wirkt oder weil sie glauben, die Situation allein lösen zu müssen. Doch das Gegenteil ist richtig: Frühzeitig HR einzubeziehen, zeigt Verantwortungsbewusstsein.

HR sollte einbezogen werden,

  1. wenn mehrere Gespräche geführt wurden, aber keine Veränderung eintritt;
  2. wenn die Dynamik das ganze Team beeinflusst – z. B. durch Flurfunk, Lagerbildung oder psychische Belastungen;
  3. wenn sich Beschwerden aus dem Team häufen, formell oder informell;
  4. wenn du selbst emotionale oder kognitive Erschöpfung spürst;
  5. wenn ein Verdacht auf Mobbing, Diskriminierung oder Grenzverletzungen besteht;
  6. wenn dein Einfluss als Führungskraft systematisch untergraben wird, z. B. durch verdeckte Machtspiele;
  7. wenn das Vertrauensverhältnis nicht mehr herstellbar ist, auch nach gezielten Interventionsversuchen;
  8. wenn externe KundenInnen, KooperationspartnerInnen oder Stakeholder betroffen sind und Reputationsrisiken entstehen.

HR kann dabei helfen, die Situation sachlich zu bewerten, weitere Schritte zu begleiten oder auch juristische und strukturelle Rahmenbedingungen einzubeziehen. Wichtig ist: Je früher, desto mehr Gestaltungsspielraum bleibt. Natürlich kommt es immer auch darauf an, wie geschult selbst HR bei solchen Themen ist. Deswegen möchte ich dahingehend Abhilfe schaffen und auch HR in diesen Themen schulen. Melde dich bei mir, wenn du in HR tätig bist und dich oder euch als Team zum Thema Toxic und Narzissmus besser aufstellen möchtest.

  1. Was, wenn ich mir unsicher bin, ob es wirklich toxisch ist?

Nicht jede schwierige Person ist toxisch. Und nicht jede Konfliktsituation muss zu einer strukturellen Intervention führen. Oft ist die Unsicherheit genau das, was eine Führungskraft belastet: die Frage, ob das eigene Empfinden übertrieben ist, oder die Lage tatsächlich kritisch.

In solchen Fällen braucht es eine fachliche und neutrale Einschätzung. Eine professionelle Abklärung hilft dir, die Situation differenziert zu betrachten: Ist hier eine persönliche Antipathie am Werk, ein missglücktes Rollenverständnis, ein Kommunikationsproblem – oder liegt tätsächlich eine destruktive, toxische Dynamik vor?

  1. Der Toxic Clarity Check – für Führungskräfte und HR

Wenn du Klarheit brauchst, aber noch keine langen Prozesse anstoßen willst, bietet mein neues Format eine gezielte Lösung:

Im Toxic Clarity Check bekommst du in einem einmaligen, intensiven Gespräch:

  • Eine fundierte, professionelle Einschätzung der Lage
  • Eine klare Unterscheidung: schwieriges Verhalten oder toxische Dynamik?
  • Eine Empfehlung, ob und wann du HR einbeziehen solltest
  • Und: eine konkrete Handlungsempfehlung für deine nächsten Schritte

Dieses Format richtet sich an Führungskräfte, HR-Verantwortliche und EntscheiderInnen, die in komplexen Situationen Orientierung suchen.

Vertraulich. Direkt. Klar.

Du willst wissen, wo du stehst? Dann melde dich jetzt für den Toxic Clarity Check. Schreib mir einfach eine Nachricht – oder leite diesen Beitrag an jemanden weiter, für den er hilfreich sein kann. Auf meiner Homepage findest du auch einen Calendly Link bei dem du selbständig einen Termin buchen kannst.

Email: info@christinesteinleitner.de

www.christinesteinleitner.de (neue Homepage in Vorbereitung mit allen neuen Angeboten)

Herzlich, Christine Steinleitner Executive Coach, Autorin, Dozentin und Advisor | Spezialistin für toxische Dynamiken und Beziehungskompetenz im Business und im Privaten